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L’e-procurement et ses avantages pour l’entreprise

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Les technologies de communication et informatiques ont révolutionné le mode de travail des entreprises. La dématérialisation, puis la digitalisation des documents et des processus d’achat permettent aujourd’hui aux sociétés et à leurs fournisseurs et clients de simplifier les transactions commerciales. Parmi les solutions actuellement plébiscitées, l’e-procurement présente des avantages indéniables.

Qu’est-ce que l’e-procurement ?

La définition officielle de l’e-procurement en français est « la gestion centralisée des acquisitions et des approvisionnements d’une entreprise sur une plateforme électronique ». Le terme e-procurement peut aussi être traduit littéralement par approvisionnement électronique (e pour électronique et procurement pour approvisionnement). Le concept est aussi parfois appelé approvisionnement en ligne, solution e-achat.

Cette pratique, qui permet de rendre les processus d’achat moins complexes et plus sécurisés, est spécifiquement conçue pour le secteur du B2B (Business to Business), autrement dit, pour les transactions d’approvisionnement en entreprise. L’e-procurement ne fonctionnant que pour les opérations effectuées entre ces dernières, les ventes aux particuliers (Business to Customers ou B2C) ne sont donc pas concernées.

Le principe de l’e-procurement

Le principe repose sur l’utilisation d’une plateforme unique de gestion qui permet de dématérialiser toute la procédure d’achat, et qui peut aussi prendre en charge le P2P (Procure to Pay). La solution permet de :
– Sélectionner les articles
– Envoyer la commande
– Gérer les factures et les règlements effectués par les clients.

Plusieurs parties prenantes dans le cadre de la transaction pourront bénéficier des avantages de l’adoption de l’e-procurement par l’entreprise notamment :
– Le département des achats qui se charge de la définition et de l’optimisation des politiques d’achat et d’approvisionnement ;
– Les personnes chargées de la validation des commandes reçues ;
– Les responsables de la gestion des commandes, des factures et des paiements au sein des départements finances et comptabilité ;
– Les clients qui passent commande.

Les avantages de l’e-procurement

L’e-procurement est donc une solution qui simplifie la réalisation et la prise en charge des opérations d’achat par les fournisseurs et les clients, les services achats, les print manager, les comptables, etc. Le processus étant automatisé. Parmi ses principaux avantages figurent :
– Les économies d’argent dans la gestion des achats, aussi bien pour le vendeur que pour l’acheteur ;
– La réduction des risques d’erreur relatifs à un traitement manuel des commandes ;
– L’optimisation des délais dans la prise en charge des commandes et la réalisation des livraisons ;
– La simplification des suivis des factures et des règlements ;
– La transparence des coûts et des opérations qui est notamment permise par la traçabilité des opérations comme les commandes et les paiements (aussi bien du côté des vendeurs que du côté des acheteurs) ;
– La disponibilité de données et informations diverses fournies par système de reporting (et qui peuvent être mises à profit pour les stratégies de vente, d’achat ou budgétaire de l’entreprise).

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